U radu sa HRIS sustavom, odavno je postalo jasno da je user friendly Core HR ključan za točnost zaposlenikovih podataka. SAP SuccessFactors Employee Central je usmjeren korisniku i ima lijepo definiran UI te omogućuje da se kroz jedinstveno rješenje obuhvate organizacijski podaci kompanije, zaposlenikovi osobni podaci, podaci o zaposlenju te da se u sve to ukomponiraju talent podaci. Time Employee Central kao cloud based HRIS pomaže automatizirati HR procese i olakšati posao HR odjelu, a ujedno i povećati točnost podataka. SAP Successfactors Suite je jedan od vodećih HR software-a u svijetu.
Gdje se nalazi Employee Central u SAP SuccessFactors HXM Suite-u
Employee Central postao je ključni dio paketa koji se nameće kao jezgra za ostale procese i module koji se nude u SAP SuccessFactors HXM Suite-u, posebno oko talenta i analitike. Osnovni podaci potrebni za pokretanje poslovnih procesa ljudskih resursa, poput promjena podataka plaće, bonusa, planiranja nasljeđivanja zaposlenika, organizacijskog upravljanja itd. nalaze se u vašem osnovnom sustavu ljudskih resursa, koji je u paketu SAP SuccessFactors HXM-a upravo modul Employee Central.
Malo o evoluciji modula Employee centrala
Prije nego što zaronimo u ono što je novo u posljednjih nekoliko godina, vrijedno je napomenuti da je čak i sredinom 2013. kada se tek pojavio, Employee Central već imao bogat raspon značajki i funkcionalnosti za upravljanje širokim rasponom globalnih i lokalnih HR procesa, uključujući:
- Upravljanje kadrovskim podacima
- Self-Service za zaposlenika i menadžera
- Upravljanje pozicijama
- Odsutnosti
- Alternativna raspodjela troškova
- Upravljanje uzdržavanim osobama
- Isplate mirovina
- Masovne promjene
- Organizacijska shema kompanije
- Platni listić
- Mobilni pristup
- Unaprijed pripremljene integracije za SAP ERP sustavom i sustavima trećih strana
- OData API i Compound Employee API
- Lokalizacije za 58 zemalja
U tom trenutku Employee Central već je bio spreman za rad, ali to nije spriječilo značajna ulaganja SAP-a. Tijekom posljednjih nekoliko godina SAP je dodao značajnu funkcionalnost Employee Centralu kako bi tvrtkama omogućio upravljanje svim vrstama HR procesa.
Ovo uključuje:
- Vremenski list
- Upravljanje sezonskom radnom snagom
- Upozorenja i Obavijesti
- Mogućnost takozvanog Concurrent radnog odnosa (više pozicija odjednom)
- Generiranje dokumenata
- Struktura plaće i napredovanje plaće
- Zaštita od nepravednog otkaza
- Pregled strukture tvrtke
- Upravljanje pripravnicima i studentima
- Razni administrativni alati:
- GDPR alati
- Alati za prepoznavanje nevažećih podataka
- Preglednik podataka
- Lokalizacije za još zemalja
- Alat za provjeru konfiguracije
- I mnoge druge nove značajke
Primjer poboljšanja dizajna aplikacije:
Stari Employee Profile:
Novi Employee Profile:
Stara Organizacijska shema kompanije:
Nova Organizacijska shema kompanije:
Stara Početna stranica:
Nova Početna stranica:
Stari Admin center:
Novi Admin center:
Glavne funkcionalnosti:
- Organizacijska shema Funkcionalnost organizacijske sheme pruža prirodan način za HR stručnjake, menadžere i zaposlenike za kretanje kroz organizaciju, razumijevanje odnosa izvještavanja i pregled strukture kompanije
- Vremenski razgraničeni podaci Podaci u EC modulu su uneseni kao vremenski zapis s određenim datumom na snazi, budućim ili prošlim. Time se dobiva mogućnost izvještavanja o stanju sustava na određeni datum ili vremensko razdoblje te se dobiva puna povijest podataka organizacije i zaposlenika.
- Self-service zaposlenika Zaposlenici mogu ažurirati informacije i izvršavati transakcije. Oni mogu ažurirati osobne podatke (adresu, ime, kontakte za hitne slučajeve, bračni status i tako dalje) i pristupiti unaprijed integriranim portalima za plaće i beneficije kako bi napravili ili promijenili odabir beneficija, doprinosa i poreza po odbitku.
- Self-service menadžera Menadžeri mogu pristupiti informacijama o zaposlenicima za koje imaju sigurnosna dopuštenja. Pogledati osobne podatke, povijest zaposlenja, povijest plaća, povijest obuke, povijest radnog učinka, informacije o obrazovanju, profesionalne nagrade, jezike i vještine, vanjsku radnu povijest i još mnogo toga. Intuitivno sučelje omogućuje menadžerima da pokrenu i izvrše bilo koju vrstu promjene za bilo koga u svom timu: promaknuće, otkaz, bonus, promjenu plaće i više. Sve funkcije dostupne menadžerima podržane su i u mobilnoj aplikaciji.
- Odobravanje promjena Dodatna kontrola kvalitete podataka i transakcija u sustavu osigurana je putem odobravanja raznih promjena. Stvorite onoliko razina odobravanja koliko je potrebno za odabrane promjene i upravljajte njima. Odobravanje je omogućeno i putem mobilnih uređaja.
- Obavijesti Automatska obavijest o promjenama statusa, novim zaposlenicima i otkazima.
- Masovne promjene Promijenite podatke o poslu i/ili odnose s poslom za bilo koju grupu zaposlenika kako biste učinkovito izvršili organizacijske promjene ili preraspodjele menadžera koji utječu na veliki broj zaposlenika
- Odsutnosti i Vremenski list Definirajte kalendar praznika, kvotu godišnjih odmora i drugih odsutnosti, raspored rada, računanje prekovremenih sati te analitika istih
- Analiza radnog učinka Preko 2000 ugrađenih metrika, mjerila i podrška za analizu trendova i drill down analizu radnog učinka zaposlenika.
- Standardna izvješća Generirajte neograničeni broj standardnih izvješća (revizija podataka, gotova izvješća o ljudskim resursima, izvješća o fluktuaciji radne snage itd.), pokrenite ih u hodu ili preko ponavljajućeg background Job-a i generirajte ih na lokalnim jezicima.
- Izvješća koja se mogu dijeliti Objavite izvješća bilo kojoj grupi zaposlenika
- Izvješćivanje prema datumu Pokrenite izvješća na temelju podataka počevši od određenog datuma
- Izvješćivanje o rasponu datuma Pokrenite izvješća na temelju podataka unutar određenog raspona datuma
Lokalizacija
I dok niti jedan HRIS ne može operirati u svojoj kupoli, izoliran i sam za sebe, također ne može funkcionirati bez da je istinski globalni sustav. Employee Central se može pohvaliti lokalizacijama za 102 zemlje, u odnosu na 58 u izdanju Q4 2013. Lokalizacije obično pokrivaju nacionalne ID formate, formate adresa, polja za prikupljanje regulatornih podataka, izvješćivanje itd.
Budućnost Employee Centrala
Employee Central nastavlja biti u fokusu SAP-a te ga se stavlja u ulogu ključnog dijela moderne kompanije. Zbog toga dolaze brojne inovacije u Employee Central kao što su digitalni asistent, analitika ljudi i dublje integrirani procesi kroz HR, financije, nabavu i Ured za upravljanje projektima (PMO).
Buduće planirane inovacije za Employee Central uključuju:
- SAP Digital Assistant za self-service
- Daljnja konstantna poboljšanja za:
- Odobravanje zahtjeva
- Vještine i kompetencije
- Upravljanje odsutnostima i vremenskim rasporedima
- Organizacijska struktura
- OData API
- Daljnje lokalizacije uključujući nove verzije za zemlje i bolje validacije adresa
Imajte na umu da bi se ove informacije trebale koristiti za dobivanje uvida u ono što SAP SuccessFactors planira učiniti i ne bi se trebale koristiti za donošenje bilo kakvih strateških odluka ili procjena bez prethodne konzultacije sa SAP-om.
Total Cost of ownership (TCO) analizu za tranziciju sa R/3 HCM sustava na „next gen“ rješenje je SAP napravio temeljem završenih projekata za 3 kategorije klijenata, a ispod možete vidjeti kakvi su troškovi predviđeni:
Kao što vidimo, cijena migracije trenutnog rješenja na SAP SuccessFactors je najbolja opcija za sve 3 kategorije klijenata, a posebno za mala (do 2000 zaposlenika) i srednja poduzeća (do 5000 zaposlenika).
Završna misao
Za kraj bih samo spomenuo da ovo sigurno nije kraj revolucije Employee Central modula unutar Successfactors rješenja. SAP je demonstrirao svoju namjeru zamjene trenutnog HR rješenja sa Successfactors rješenjem u oblaku. Kao ključan dio Successfactors rješenja, Employee Central većinom zbog te namjere nastavlja dobivati značajna ulaganja te poboljšanja, a samim time i zamah na tržištu kod korisnika koji žele transformirati i digitalizirati svoju organizaciju, posebno HR odjel, s najnovijom tehnologijom u oblaku. Brojke pokazuju da je došlo do značajnog rasta funkcionalnosti SuccessFactors rješenja i značajnog prihvaćanja od strane korisnika. Tijekom sljedećih godina, predviđam nastavak revolucije jer SAP nastavlja ulagati u Employee Central, a korisnici nastavljaju usvajati Employee Central kao srž svoje transformacije ljudskih resursa.
O autoru
Marko Sačić je senior SAP SuccessFactors konzultant u S&T Hrvatska d.o.o certificiran za 8 modula iz SuccessFactors Suite-a uključujući i Employee Central.
